Niestandardowe oferty można wprowadzać do systemu dla nowych i obecnych klientów. Cytaty mogą mieć różne wersje – komercyjną, GSA itp. oraz korzystać z szablonów wydruków. Tworzenie i wysyłanie niestandardowych ofert odbywa się z poziomu systemu online B2B. W przypadku korzystania z opcjonalnego portalu B2C klienci mogą również dokonać samoobsługi, złożyć zamówienie z wyceny, wybrać formę płatności, informacje o wysyłce i sfinalizować zamówienie.
Realizacja zamówień i CRM
ŹRÓDŁA ZAMÓWIEŃ
Format cXML z GSA Advantage i DOD Mall. Zamówienia XML z marketplace’ów m.in. Newegg. Zamówienia XML z Amazon MWS API. Przeliczone z ofert sprzedaży. Ręczne wprowadzanie szczegółów zamówienia.
DODATKOWI PRACOWNICY
Administrator może dodać dodatkowych pracowników, którzy mają dostęp do systemu. Każdy pracownik może mieć indywidualną konfigurację konta z określonym dostępem do funkcji platformy. Administrator ma podgląd działań pracowników i dostęp do danych.
Realizacja zamówień i CRM
SEGMENTACJA KLIENTÓW
B2B zapewnia segmentację klientów, przypisując ich do grup. Możesz tworzyć niestandardowe oferty dla klientów i ustalać poziom marży lub rabatu. Ofertę można wydrukować lub wysłać pocztą. Istnieje również możliwość obsługi formularzy RFQ oraz konwersji RFQ na wycenę.
OPCJE PŁATNOŚCI
Klienci mogą płacić za swoje zamówienia w jeden z następujących sposobów: Karty kredytowe przez Authorize.net lub inną bramkę płatniczą. PayPal. Warunki netto. Niestandardowe bramki płatności.
ZAMÓWIENIA ZARZĄDZANIA ZAMÓWIENIAMI
Zamówienia, status zamówienia i zarządzanie zamówieniami zaległymi. System zarządzania zawiera: Zestawienie zamówień według statusu (nowe, realizowane, wysłane itp.). Historia zmian w danej kolejności. W widoku zamówienia znajdują się informacje o transakcji (informacje o produkcie, dane klienta, dane kontaktowe, adres dostawy, sposób płatności, sposób wysyłki oraz informacje o fakturze). Administrator może zarządzać zamówieniami poprzez zmianę ich statusu, dodawanie komentarzy do zamówienia czy wysyłanie maila do klienta. Możliwa jest modyfikacja zamówienia (dodawanie lub usuwanie produktów, zmiana ceny produktu) oraz wydrukowanie całej dokumentacji dotyczącej zamówienia. Funkcja opcjonalna: potwierdzenie zamówienia – po złożeniu zamówienia klient otrzymuje e-mail potwierdzający. Jeśli przedsiębiorstwo posiada kilka oddziałów, może skorzystać z funkcji „definiuj oddziały”, która pozwala klientowi wybrać najdogodniejszą lokalizację do odbioru zamówienia.
ZLECENIA KUPNA
Zamówienia zakupu są tworzone na podstawie zamówienia sprzedaży poprzez przypisanie dostawcy do wypełnienia każdego produktu w zamówieniu. Jedno zamówienie może pochodzić od różnych dostawców. Kiedy przypisujesz dostawcę, system sprawdza również cenę i dostępność w czasie rzeczywistym. Ceny zamówienia zakupu wykorzystują informacje o kosztach do obliczenia ceny zakupu. Dodatkowy rabat można dodać za pomocą funkcji nadpisania kosztów. Podsumowanie wszystkich realizacji zamówień zakupu. Szczegółowy podgląd każdego zamówienia oraz jego edycja, dodawanie komentarzy (widoczne tylko dla użytkownika lub również przesłane do dostawcy). Lista wszystkich przesyłek. Lista wszystkich płatności zmieniających status. Lista wszystkich wystawionych faktur. Tworzenie nowych faktur do zamówienia bezpośrednio w systemie oraz dodawanie faktury jako załącznika. Szczegółowy widok każdej faktury: możliwość edycji produktów oraz adresu rozliczeniowego. Szybkie wystawianie faktur dla wielu klientów naraz za pomocą jednego przycisku. Podgląd wszystkich komentarzy otrzymanych od klientów lub dodanych przez pracowników.
ZARZĄDZANIE RMA
Lista wszystkich zgłoszonych RMA. Podgląd i edycja zwrotów. Dodawanie zadań dla pracowników.
ŚLEDZENIE PRZESYŁEK
Śledzenie przesyłek jest uzyskiwane od dostawców, którzy faktycznie je realizują. Numery śledzenia są importowane i rejestrowane w systemie. Klient jest również powiadamiany o wysłaniu zamówienia. Lista wszystkich przesyłek. Szczegółowy widok każdej przesyłki i generowanie etykiet. Integracja ze spedytorami m.in. Fedex jest dostępny do szacowania stawek.
RĘCZNE WPROWADZANIE ZAMÓWIEŃ
B2B Online umożliwia ręczne wprowadzanie zamówień poprzez koszyk B2B. Funkcje koszyka: Wyszukiwanie produktów. Dodawanie nieograniczonej liczby produktów. Składanie ofert. Automatyczne generowanie faktur. Naliczanie cen według określonej reguły, cen wysyłki i sposobu płatności. Ceny, marże i rabaty można dostosować ręcznie.
KONTROLA ZAPASU W CZASIE RZECZYWISTYM
B2B Online zapewnia kontrolę cen w czasie rzeczywistym dla większości dostawców, którzy udostępniają taką możliwość w swoim systemie. Cena i dostępność w czasie rzeczywistym są aktualizowane za każdym razem, gdy wyświetlane są szczegóły zamówienia. Specjalna obsługa zamówień dropshipping umożliwia wyświetlanie trzeciego poziomu realizacji przekazanego producentowi. Aby oznaczyć takie produkty, wyświetlana jest ikona wskazująca zamówienia wysyłkowe.
ZARZĄDZANIE ZESPÓŁEM SPRZEDAŻY
B2B Online zapewnia funkcje, które umożliwiają przypisywanie grup klientów do menedżerów sprzedaży i zespołów sprzedażowych. Każde zadanie menedżera sprzedaży kontroluje, kto ma dostęp do ofert i historii klienta. Po wprowadzeniu nowych potencjalnych klientów można ich przypisać do odpowiedniej grupy. Każdy zespół sprzedaży może mieć wielu członków, którzy mają również dostęp do swojej listy klientów. Jedna osoba może być członkiem wielu zespołów sprzedażowych.
SEGMENTACJA KLIENTÓW
Administrator może również grupować klientów, dzięki czemu możliwe jest oferowanie różnych: Poziomów cenowych. Poziomy rabatów. Biuletyny.
WSPÓŁPRACA MIĘDZY PRACOWNIKAMI
Panel umożliwia kolektywną pracę poprzez dyskusje, komentarze i zadania. Zadania można dodać do każdego: Zamówienie, Oferta, RMA, Dyskusja. Lista zadań jest widoczna w zakładce „ZADANIA”. Po zakończeniu zadania, wiadomość e-mail z powiadomieniem jest wysyłana zarówno do osoby przypisanej do zadania, jak i twórcy zadania. Status każdego zadania można zmienić, a następnie otrzymasz wiadomość e-mail z powiadomieniem.
PANEL DYSKUSJI
Tworzenie projektów i dodawanie nowych dyskusji. Każdy projekt może mieć przypisanego pracownika, który widzi dyskusję. Pracowników można zaprosić do dowolnej dyskusji. Twórca dyskusji może dodawać do niej zadania i przypisywać pracowników do ich zadań. Dyskusja może mieć inny status zmieniony przez twórcę. Do dyskusji można dodawać załączniki. Uczestnicy mogą otrzymać powiadomienie e-mail o dodaniu nowej wiadomości.
KONFIGURACJA USTAWIEŃ INDYWIDUALNYCH
Administrator może zmienić: Zakresy przesyłek, Stawki podatkowe, Profile pracowników. Administrator może również: Naprawiać standardowe profile, Grupować klientów, Generować kody rabatowe, Tworzyć słowniki pozwalające na standaryzację wiadomości e-mail, komentarzy itp.
WYCHODZĄCE I PRZYCHODZĄCE E-MAILE
Kontakt z klientem odbywa się bezpośrednio przez panel. Korzystanie z panelu umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail: Wiadomości, Oferty. Odpowiedź klienta jest zapisywana w panelu i pokazywana w odpowiedniej zakładce jako komentarz.
ZMIANA HISTORII
Zamówienie B2B nie pozwala na usuwanie oraz utrzymuje i pokazuje historię zmian dla następujących dokumentów: Oferty, Zamówienia, Zamówienia Zakupu, RMA, Profile Klientów, Przesyłki, Zadania, Historia Zdarzeń przechowują następujące informacje: kto i kiedy dokonał zmian, lista wszystkich zmian w szczegółach dokumentu, każdy dokument (faktura, oferta, zamówienie) jest na życzenie archiwizowany i nigdy nie usuwany.
UWAGI
Komentarze można dodawać do: Zleceń zakupu, Zleceń sprzedaży, RMA, Przesyłek. Komentarze mogą być prywatne (widoczne tylko dla ich autorów) lub publiczne (widoczne dla wszystkich).
BEZPIECZEŃSTWO I HOSTING
System B2B Online jest hostowany na Amazon AWS i wykorzystuje wiele usług specyficznych dla AWS: EC2 – maszyny wirtualne. ELB – równoważenie obciążenia aplikacji. VPC – wirtualna prywatna chmura dla bezpieczeństwa. Kolejkowanie transakcji SQL. Baza danych RDS Postgresql. Baza danych DynamoDB. Route 53 DNS i monitorowanie.